Drogie Czytelniczki, Drodzy Czytelnicy, zgodnie z rozkładem kalendarzowym, w tym miejscu miał się pojawić artykuł Honoraty Kifner, pod tym samym tytułem – Jak mieć więcej czasu dla siebie? Z przyczyn od nas niezależnych, musiałyśmy dokonać zmiany. Artykuł pojawia się i będzie prezentował ten sam dylemat (jak to zrobić, żeby mieć więcej czasu dla siebie), niemniej jest autorstwa Patrycji Peterson-Różyckiej. Mamy nadzieję, że spodoba się i dostarczy Wam kilku cennych inspiracji. Z pozdrowieniami, Justyna i Patrycja.

Przyznam się od razu, że nie jestem mistrzynią zarządzania sobą w czasie. Z drugiej strony, pracuję zawodowo w pełnym wymiarze godzin, mam dwoje dzieci, rozwijam Rok Kobiet, praktykuję jogę i jakoś udaje mi się połączyć wszystkie te elementy. Znajduję też chwilę na przyjemności, więc chyba nie jest źle. Nie podam tutaj jednak precyzyjnej instrukcji bo takiej nie ma. Podzielę się natomiast swoim doświadczeniem i tymi technikami, z których ja na co dzień korzystam i które sprawiają, że mogę pogodzić różne aktywności i różne role, dbając jednocześnie o osobistą przestrzeń i czas.  Nie będzie to zatem kompendium ani przegląd,  a jedynie opis kilku sprawdzonych i wykorzystywanych przeze mnie metod. Od razu, w tym miejscu, zachęcam Was także do przeczytania artykułu Justyny Truchel (w kalendarzu pod  datą 2 września, a na naszym fanpage’u na FB opublikowany 3.11.2021)  zatytułowanego „Me time  – co znaczy i dlaczego musisz go mieć?” , w którym znajdziecie opis jednej z najskuteczniejszych technik gwarantujących więcej czasu dla siebie. 

Tymczasem przedstawiam mój podręczny zestaw sprawdzonych metod 😊: 

Lista  – banalne? Może, ale faktycznie ją robisz? Jeśli nie, polecam, wypisz wszystko co masz do wykonania, podziel zadania według matrycy Eisenhowera (wzór pod artykułem), przypisz daty. Dlaczego to ważne? Pomyśl, że masz na ramionach plecak w którym są wszystkie tematy, zadania, którymi musisz/chcesz się zająć, od najprostszych typu zrobienie zmywarki,  po bardziej skomplikowane typu rozliczenie PITu, czy napisanie książki. Każdy nowy obowiązek, nowa czynność do wykonania, trafiają do tego plecaka. Jest tego co raz więcej,  trudno się poruszać mając taki ciężar na barkach. Rzeczy w plecaku się nieustannie przemieszczają, bo w końcu ciągle myślisz o tym co masz do zrobienia. Im bardziej się ruszają … tym trudniej Ci się idzie… a ciągle dochodzą nowe… A gdyby wyjąć rzeczy z plecaka i przypisać im daty? Wskazać kiedy się nimi zajmiemy? I nie myśleć o tym, aż do czasu, który wskazaliśmy na ich wykonanie? Gdyby z plecaka przełożyć je do szufladek, jedna po drugiej? Każda szufladka z datą, a wszystkie daty na liście? Nie trzeba wówczas pamiętać o wszystkim, wystarczy sprawdzić na liście, zrobić i wykreślić (opróżnić szufladkę) . To oczywiście metafora, ale zasada listy działa. Pozwala określić priorytety, przypisać czas i przede wszystkim sprawia, że nie musimy ciągle myśleć o tym, co mamy do zrobienia. Bo takie myślenie zabiera czas, energię, sprawia że jesteśmy podenerwowani i  w permanentnym niedoczasie. Robienie i realizacja działań z listy daje poczucie kontroli i sprawstwa, a wykreślanie zadań  pokazuje że robimy postępy, co  z kolei daje poczucie satysfakcji i zachęca do dalszego działania. Polecam. 

Zasada 2 minut, przypisywana Davidowi Allenowi, mówi w skrócie o tym, by wszystkie czynności których wykonanie zajmie nam mniej niż 2 minuty wykonać od razu. Nie odkładać, nie czekać, zrobić już, tu i teraz. Dlaczego to ważne? Dlatego, że jako ludzie mamy bardzo często tendencję do prokrastynacji czyli odkładania rzeczy na później, nawet tych błahych  – na za chwilę, na wieczór, na jutro, na potem.  Przyczyn tego przekładania jest wiele, czasem są uzasadnione np. wówczas gdy nie chcemy się rozpraszać bo jesteśmy skoncentrowani na innej czynności i wówczas to jest zasadne by sobie nie przerywać.  Natomiast, szczerze mówiąc, często moglibyśmy tego typu krótkie zadania jak np. umówienie wizyty u lekarza czy opróżnienie zmywarki,  zrobić tu i teraz. Załatwianie małych rzeczy od razu ma też tę zaletę, że można o nich zapomnieć i nawet nie trzeba ich wpisywać na listę, ani wrzucać do plecaka (oczywiście tego metaforycznego😊). Nie kumulują się zatem i nie tracimy na nie energii. Jeśli więc nie jesteście akurat w trakcie zadania, które wymaga koncentracji i skupienia, to stosujcie zasadę 2 minut i realizujcie małe zadania od razu. Będziecie mieć więcej czasu dla siebie i spokojniejszą głowę.

Technika pomodoro – mimo że opracowana przez Francesco Cirillo w latach 80-tych XX wieku, to chyba nigdy nie była tak potrzebna jak obecnie.  Ze względu na pośpiech, życie non stop na wysokich obrotach, olbrzymią liczbę bodźców i różnych rozpraszaczy, a także ciągłe przełączanie się między światem wirtualnym, a rzeczywistym, trudno nam się skoncentrować dłużej niż chwilę na jednym zadaniu. Przeskakujemy z czynności na czynność tracąc uwagę, a co za tym idzie energię i sprawiając, że wykonanie danej czynności znacznie się wydłuża i zabiera więcej czasu niż powinno. I tu przychodzi w sukurs właśnie technika pomodoro, której podstawą jest  praca w 25 minutowych cyklach z 5 minutami przerwy pomiędzy. Kluczem jest maksymalna koncentracja na wykonywanym zadaniu przez owe 25 minut. Chodzi o to by przez ten czas nie zajmować się niczym innym, niż zaplanowana aktywność, co oznacza między innymi eliminację wszelkich rozpraszaczy  (np. wyłączenie telefonu,  działających w tle aplikacji,  działanie w trybie offline). Wszystko po to, by nic nie odciągnęło naszej uwagi od wykonywanego zadania. Jeśli w trakcie pracy coś wam się przypomni lub pojawi się jakiś nowy pomysł, rozwiązanie, myśl,  to warto mieć pod ręka otwarty notes i jedynie hasłowo to zapisać. Uwolni to głowę od nachalnych, powracających myśli i pozwoli dalej efektywnie pracować nad zadaniem. Jak zatem zacząć?

1. Zrób listę. Wybierz działanie, którym chcesz się zająć. Najlepiej coś z ćwiartki ważne i pilne. (patrz matryca Eisenhowera). Może to być mniejsze zadanie, które faktycznie wykonasz w 25 minut lub coś większego, co po prostu podzielisz na części. 
2. Wyeliminuj wszystkie możliwe rozpraszacze.
3. Miej pod ręką notes – pomoże gdy przypomni Ci się coś ważnego lub pojawi się myśl warta zapamiętania.
4. Włącz czasomierz – w komórce, na kuchence, jakkolwiek, ważne by zadzwonił po 25 minutach. 
5. Przez 25 minut pracuj nieprzerwanie nad zadaniem, w pełnym skupieniu.
6. Zrób sobie aktywną przerwę gdy zadzwoni budzik – wstań od stołu, pooddychaj powietrzem na balkonie, zrób sobie dobrą herbatę, cokolwiek co pozwoli Ci złapać oddech i nie myśleć o zadaniu.
7. Po 5 minutach powróć do pracy, ponownie ustawiając budzik na 25 minut. Zależnie od wielkości zadania powtarzaj cykl maksymalnie do godziny. Po 60 minutach zrób sobie dłuższą przerwę i spożytkuj ją na coś przyjemnego, nagródź się za wytrwałość i skupienie.

Jeśli 25 minut to dla Ciebie za dużo, to zacznij od krótszych, na przykład 10 minutowych cykli  nieprzerwanej pracy, a następnie wydłużaj ten czas zgodnie ze swoimi potrzebami i możliwościami. Kluczowa kwestia to wykorzystać każdą minutę na to co zostało zaplanowane. Tak można zrealizować nawet nudne, żmudne i trudne zadania. Nie musimy bowiem zrobić wszystkiego od razu, a jedynie, na początek zainwestować 25 minut.  Czas gra na naszą korzyść i przybliża do realizacji celu. Zamiast myśleć o tym co mam zrobić, jak tego dużo, jak mi się nie chce, szukać wymówek etc. po prostu siadam na 25 minut do pracy. Dla mnie to świetna technika i często z  niej korzystam. Mówię sobie… dobra, 25 minut, pełna koncentracja, a potem relaks. Często nawet nie wiem kiedy mija ten czas, a tymczasem idę do przodu, robię postępy i kończę zadanie. 

To tyle ode mnie dzisiaj. Lista, zasada 2 minut i technika pomodoro. Sprawdzone przez wystarczająco efektywną 😊  matkę, żonę,  HR-owca i wspólniczkę.

Jeśli chcesz zgłębić temat zarządzania sobą w czasie to polecam:

1. Ola Budzyńska „ Jak zostać Panią swojego czasu. Zarządzanie czasem dla kobiet”
2. David Allen „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”

A poniżej jeszcze wzór matrycy Eisenhowera pomocny w zrobieniu listy. 

Powodzenia w dbaniu o to by mieć więcej czasu dla siebie 😊.